Canal de denuncias: obligatoriedad, funcionamiento y sanciones
¿Qué es el canal de denuncias y a quién protege?
Desde el 13 de marzo de 2023 está en vigor la Ley 2/2023, de protección a las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Esta ley transpone la Directiva (UE) 2019/1937, también conocida como la Directiva Whistleblowing.
El objetivo principal de esta norma es facilitar que cualquier persona que tenga conocimiento de prácticas irregulares, ilícitas o delictivas dentro de una organización pueda denunciar de forma segura y confidencial, sin temor a sufrir represalias.
El canal de denuncias, también denominado “sistema interno de información”, permite canalizar estas comunicaciones de forma estructurada, cumpliendo con garantías legales tanto para el informante como para las personas afectadas por la denuncia.
Ámbito subjetivo de protección
La ley ofrece cobertura a un espectro amplio de personas que puedan tener contacto con la organización, no solo a empleados. Esto incluye:
- Empleados públicos y privados, sin distinción de contrato.
- Autónomos y proveedores externos, incluidos subcontratistas.
- Accionistas, miembros del consejo de administración, directores no ejecutivos.
- Personas en formación o prácticas, becarios y voluntarios.
- Candidatos a procesos de selección, incluso si no se formaliza la relación.
- Personas que ya han cesado en la relación laboral, como exempleados.
Asimismo, la ley protege a terceros vinculados al informante que puedan ser objeto de represalias, como familiares, compañeros de trabajo, representantes legales o sindicatos que lo asesoren en el proceso.
¿Quiénes están obligados a implantar un canal de denuncias?
La implantación del canal es obligatoria para:
- Empresas con 50 o más trabajadores.
- Entidades públicas, sin importar su tamaño: ayuntamientos, diputaciones, universidades públicas, etc.
- Organizaciones privadas, independientemente de su número de empleados, si desarrollan actividades en sectores regulados como:
- Servicios y mercados financieros
- Seguridad del transporte
- Protección del medio ambiente
- Empresas con un volumen de negocio anual superior a 10 millones de euros.
- Partidos políticos, sindicatos, fundaciones y organizaciones empresariales que reciban o gestionen fondos públicos.
Cabe destacar que algunas empresas pueden optar por compartir un canal de denuncias con otras entidades del grupo empresarial, siempre que se garantice la independencia, confidencialidad y una gestión diligente.
¿Cómo debe funcionar el canal de denuncias según la ley?
La Ley 2/2023 establece varios requisitos formales y materiales que debe cumplir el canal para que sea considerado válido y eficaz. Estos son algunos de los aspectos esenciales:
Diseño e implementación
El canal debe estar diseñado para garantizar:
- Accesibilidad universal, incluyendo soporte verbal y escrito.
- Protección rigurosa de la confidencialidad del informante y de las personas mencionadas en la denuncia.
- Una gestión ágil, con sistemas que permitan investigar los hechos denunciados con seriedad.
Responsable del canal de denuncias
Debe designarse un Responsable del Sistema Interno de Información, que podrá ser:
- Una persona física con funciones exclusivas o compartidas
- Un órgano colegiado
- Un proveedor externo con experiencia en compliance
Este responsable debe actuar con independencia, sin recibir instrucciones jerárquicas sobre las investigaciones, y debe estar debidamente capacitado.
Procedimiento de gestión
El canal debe permitir presentar denuncias:
- Por escrito (email, formulario web, buzón físico)
- De forma verbal (teléfono, reunión presencial o grabación de audio)
La empresa debe disponer de:
- Un reglamento interno del canal de denuncias
- Un procedimiento específico de tramitación y seguimiento
- Un registro documentado (libro-registro) que preserve la integridad de las denuncias
Plazos clave
- 7 días para comunicar al informante el acuse de recibo
- 3 meses para investigar y resolver la denuncia
- 2 años de garantía legal para la protección del denunciante frente a represalias
Durante todo el proceso, se debe facilitar la comunicación directa con el denunciante, incluso si este ha optado por el anonimato, a través de plataformas seguras.
Riesgos y sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de la Ley 2/2023 puede acarrear importantes sanciones económicas, además de un grave daño reputacional para la organización.
La ley distingue tres niveles de infracciones (leves, graves y muy graves) con diferentes sanciones para:
Personas jurídicas
- Leves: hasta 100.000 €
- Graves: entre 100.001 y 600.000 €
- Muy graves: entre 600.001 y 1.000.000 €
Personas físicas
- Leves: de 1.001 a 10.000 €
- Graves: de 10.001 a 30.000 €
- Muy graves: de 30.001 a 300.000 €
Además, la ley prevé otras consecuencias como la prohibición de contratar con el sector público o la difusión pública de la sanción.
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