Obligación Factura Electrónica: Situación actual y perspectivas
La facturación electrónica es para la Administración Tributaria un objetivo en el que se viene trabajando desde hace algún tiempo, al igual que la obtención de información detallada en formato digital de los Registros de facturación (facturas emitidas y recibidas) por las empresas. Con toda esa información, las labores de control y fiscalización son inmediatas.
¿Qué es y para qué sirve la Factura Electrónica?
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios, y tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.
Por tanto, la factura electrónica es una alternativa legal a la factura tradicional en papel, aunque su expedición está condicionada al consentimiento del destinatario.
Factura Electrónica obligatoria para empresas
Hasta ahora, solo era obligatoria para las empresas que entregan bienes o prestan servicios a la Administración Pública. Sin embargo, desde la aprobación de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece, se establece un calendario para implantar la facturación electrónica obligatoria en las transacciones B2B (entre empresarios y profesionales localizados en España).
Entre las ventajas de generalizar este sistema se destacan:
- Mayor control de la morosidad, gracias a la trazabilidad total de cada operación y sus plazos de pago.
- Eliminación de costes de impresión, envío postal y almacenamiento, con un impacto positivo en el medio ambiente.
- Modernización de la economía y desarrollo de la Sociedad de la Información.
Formato de la Factura Electrónica obligatoria
No debe confundirse el envío de facturas en PDF o escaneadas con la facturación electrónica propiamente dicha, ya que esta utiliza un formato estándar XML, generado automáticamente mediante software de facturación, y transmitido entre los sistemas informáticos del emisor y el receptor.
Existen diversos programas de facturación electrónica que cumplen con los requisitos técnicos necesarios para una gestión ágil y sencilla en Pymes y autónomos.
Plazos de implantación de la Factura Electrónica obligatoria en empresas
Para que entre en vigor, debe aprobarse un Real Decreto (RD) que desarrolle las especificaciones técnicas. Una vez aprobado, se establecen los siguientes plazos:
- Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: deberán implantarla en el plazo de un año desde la aprobación del desarrollo reglamentario.
- Resto de empresas: dispondrán de dos años desde dicha aprobación.
A día de hoy, existe un borrador de RD (desde junio pasado), aún pendiente de aprobación, aunque se espera su entrada en vigor próximamente, lo que activará el cómputo de los plazos.
Registros informáticos de facturación y la Ley Antifraude
Con la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y el RD 1007/2023, se establecen los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación, con el fin de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Los sistemas deberán poder remitir a la Administración Tributaria, por medios electrónicos, todos los registros de facturación generados, de forma segura, automática y continua.
Las empresas que facturen menos de 6 millones de euros estarán obligadas a aplicar este sistema (las que superan este umbral ya lo hacen a través del Suministro Inmediato de Información – SII).
Además, el receptor de la factura podrá comunicar voluntariamente cierta información a la AEAT mediante el código QR incluido en la factura.
Los sistemas informáticos deberán estar operativos antes del 1 de julio de 2025.
Conclusión: preparación ante la Factura Electrónica obligatoria
Conviene estar atentos a la aprobación del RD que desarrollará la facturación electrónica obligatoria e ir planificando su implantación, ya que será ineludible a medio plazo para todas las empresas.
También será esencial que las empresas no incluidas en el SII adapten sus sistemas a los nuevos requisitos fiscales, lo que puede suponer un reto tecnológico y de gestión para muchas Pymes y autónomos.
Además, la normativa prevé un régimen sancionador para quienes no cumplan con la obligación en los plazos establecidos, por lo que es fundamental asesorarse adecuadamente y planificar con antelación la puesta a punto de estos sistemas.
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