Próximas novedades en materia de registro de jornada
Tras el fracaso de la aprobación de la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales, el Ministerio de Trabajo y Economía Social inició la tramitación urgente de un nuevo Real Decreto que regule el registro de jornada, que pretenden aprobar en el próximo Consejo de Ministros.
Este nuevo Real Decreto redefiniría el modo en que las empresas españolas deben registrar la jornada laboral de sus empleados, puesto que se entiende que la práctica del registro horario por parte de las empresas seguía siendo insuficiente. Se consideraba que en muchas empresas se realizaba de forma irregular, con horarios poco fiables y sin trazabilidad, lo que provocaba jornadas reales más largas de lo permitido y horas extraordinarias no registradas ni remuneradas.
Con esta nueva norma se pretende corregir esas deficiencias, con un doble objetivo: proteger el derecho al descanso y fomentar la conciliación, en un contexto donde la salud mental y el bienestar laboral son prioridades sociales y políticas. Para ello, se ofrece un marco técnico y legal que pretende garantizar la exactitud del registro y responder a los requisitos establecidos en la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 2019, que obliga a los Estados miembros a establecer sistemas objetivos y fiables de control horario.
Sistema digital obligatorio de registro de jornada
La principal novedad es la obligación de utilizar un sistema digital de registro de jornada, prohibiéndose expresamente el uso de sistemas analógicos.
Así, a partir de la entrada en vigor de la nueva norma no se permitirá seguir utilizando hojas de firmas, todavía frecuentes en pequeñas y medianas empresas. El nuevo sistema deberá cumplir con tres principios básicos:
- Objetividad: el sistema reflejará los horarios de forma imparcial y verificable.
- Fiabilidad: no podrá modificarse un registro sin autorización y toda alteración deberá dejar la correspondiente huella digital.
- Accesibilidad: el sistema será fácil de usar, garantizando la igualdad y la no discriminación en el acceso.
Además, se exigirá respeto absoluto a la protección de datos personales, aplicando criterios de minimización y proporcionalidad.
Se permite, no obstante, optar por un sistema alternativo siempre que se garanticen los principios y requisitos exigidos. En este caso, la empresa deberá contar con un informe elaborado por un técnico competente que justifique la adopción de dicho sistema en función de las características de la empresa.
Contenido mínimo del nuevo registro de jornada
Otra de las novedades que se pretenden introducir en esta nueva regulación del registro de jornada, es que por primera vez se va a establecer el contenido mínimo obligatorio que deberá recoger el sistema, destacando dos datos esenciales:
- Identificación de la persona trabajadora.
- Tipo de jornada (completa o parcial).
Además de los antes referidos datos esenciales, en la nueva norma se establece que será preciso que en el sistema digital de registro de jornada que se implante en la empresa, se detallen:
- Hora exacta de entrada y salida, así como de las pausas no computables.
- Identificación de horas ordinarias, extraordinarias o complementarias, y su compensación.
- Distinción entre trabajo presencial y a distancia.
- Registro de los tiempos de espera, disponibilidad y desconexión digital.
- Totalización diaria y mensual del tiempo trabajado.
- Huella de todas las modificaciones y su autoría.
Forma de realización del registro de jornada
El sistema garantizará que cada persona trabajadora registre personalmente su jornada, tanto al inicio como al finalizar su actividad.
Las modificaciones solo podrán realizarse con la autorización conjunta de la empresa y de la persona trabajadora. En caso de desacuerdo, deberá reflejarse tanto la modificación como la oposición de la persona trabajadora.
En caso de fallo técnico, podrán usarse medios alternativos que posteriormente deberán digitalizarse. Todos los registros se conservarán durante cuatro años y estarán protegidos frente a accesos no autorizados.
Derecho de acceso al registro de jornada
La nueva normativa reforzará los derechos de acceso a la información registrada por parte de las personas trabajadoras, de forma que:
- Cada una de ellas podrá consultar y obtener copia de sus horarios en cualquier momento y de forma inmediata, al menos, en su lugar de trabajo.
- También deberán recibir junto con su nómina, copia del resumen correspondiente al registro de jornada de dicho periodo.
- Por su parte, la representación sindical tendrá acceso completo al registro, con garantías de anonimato en los datos personales sensibles.
Pero la principal novedad, aunque también la que más retos planteará debido a las dificultades que seguro existirán para que pueda cumplirse dicha obligación, es que se establece que la Inspección de Trabajo podrá consultar los registros de manera remota y en tiempo real. Con ello se pretende fortalecer la capacidad de vigilancia de dicho organismo.
Protocolos y formación sobre el registro de jornada
Otra de las cuestiones que se pretende introducir con dicha nueva normativa es que las empresas estén obligadas a elaborar un protocolo de organización del registro. Este protocolo deberá realizarse previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras válidamente elegida, y deberá establecer como mínimo:
a. El procedimiento para practicar los asientos y sus modificaciones.
b. La información que debe quedar reflejada en dichos asientos, teniendo en cuenta que los datos personales sean los imprescindibles para la finalidad del registro.
c. Un sistema de evaluación periódica del funcionamiento del registro en el que participen, al menos, la empresa y la representación legal de las personas trabajadoras.
Además, las empresas estarán obligadas a formar e informar a las personas trabajadoras, de una manera adecuada, suficiente y actualizada, sobre el referido protocolo, su funcionamiento y el manejo del sistema de registro, considerándose como de trabajo efectivo el tiempo destinado a dicha formación, que en ningún caso podrá generar coste alguno para la plantilla.
Situaciones especiales en el registro de jornada
La norma también establece determinadas excepciones a la aplicación del registro de jornada, para supuestos especiales, de forma que:
- En las obras o servicios subcontratados, la empresa contratista deberá asegurar que el personal registre su jornada en el centro donde trabaje.
- En el caso de las empresas de trabajo temporal, la responsabilidad del registro recaerá sobre la empresa usuaria.
- Para las personas que contraten a personas para el servicio del hogar familiar se permite un registro flexible y proporcional a los recursos de empleador y empleado.
Conclusión
En conclusión, con esta nueva norma se pretende erradicar la realización de horas extras no remuneradas, o al menos aquellas que no sean objeto de cotización. También busca mejorar la salud laboral y fomentar un equilibrio real entre trabajo y vida personal. Sin embargo, la medida afronta retos importantes, especialmente en lo relativo al establecimiento de sistemas digitales obligatorios que garanticen la trazabilidad de los registros y que dejen constancia de cualquier modificación.
Habrá que esperar a la publicación y a la posterior entrada en vigor de la normativa, que en principio se producirá a los 20 días de su aparición en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Asimismo, será necesaria la aprobación de la normativa de desarrollo, en la que se deberán fijar los requisitos técnicos que tendrán que cumplir los registros digitales de jornada. Estos requisitos permitirán entender que se cumple con la normativa aplicable. Habrá que ver, además, qué margen se concede a las empresas para adaptarse y qué interpretación hace la Inspección de Trabajo de la norma, a fin de determinar las obligaciones concretas que recaerán sobre las compañías.
En cualquier caso, para analizar estas situaciones y asesorar sobre el cumplimiento adecuado de la normativa, estamos a vuestra disposición. Podéis acudir presencialmente a nuestras oficinas de Madrid, Alicante y Valencia, o contactar a través de nuestra página web. Desde allí podremos atenderos de manera especializada, teniendo en cuenta las circunstancias concretas de cada caso, y recomendar las estrategias o medidas alternativas más adecuadas para acreditar el cumplimiento estricto de las obligaciones legales derivadas de la normativa vigente.
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