Canal de denuncias: ¿Qué obligaciones tienen las empresas?

A partir de hoy, 1 de diciembre de 2023, entra en vigor para las empresas de cincuenta (50) o más personas trabajadoras en plantilla, la obligación de disponer de un sistema interno de información. Nos estamos encontrando con múltiples clientes que nos trasladan sus dudas al respecto puesto que, en la mayoría de los casos, son los departamentos de recursos humanos quienes se encargan de implementar esta medida.

En el presente post queremos hacer recopilar las principales dudas que nos habéis planteado en nuestro despacho abogados alicante, haciendo un resumen de las cuestiones prácticas relevantes para la implantación del Canal de denuncias.

1º.-) ¿Debe estar este canal de denuncias disponible para cualquier persona?

No, pero con matices. Se debe permitir el acceso al canal de denuncias a aquellas personas que hayan obtenido dicha información en un contexto laboral o profesional. En cualquier caso, se deberá permitir a:

• Personas que tengan la condición de trabajadores por cuenta ajena de la empresa.
• Personas autónomas que hayan sido contratadas o hayan colaborado con la misma.
• Accionistas, partícipes y personas pertenecientes a su órgano de administración, dirección o supervisión, incluidos los miembros no ejecutivos.
• Personas que trabajen para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
• Personas que hayan mantenido una relación laboral ya finalizada, voluntarios, becarios, alumnos en periodos de formación hayan sido remunerados o no, e incluso aquellas cuya relación laboral todavía no haya comenzado, cuando la información que puedan denunciar haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

Esta última referencia hace que, en la práctica, sea muy difícil restringir a priori el acceso a dicho canal de denuncias, pues la aplicación de determinados filtros podría suponer que se impidiera el acceso a personas que sí que tendrían derecho al mismo. Nuestra recomendación es que el acceso inicial sea abierto, sin perjuicio de analizar si efectivamente la persona que realiza la denuncia debería estar amparada por la ley una vez recibida la misma.

2º.-) ¿Debo tramitar por este canal todas las denuncias que reciba por comportamientos inadecuados en la empresa?

No. A través de este canal se tramitarán las denuncias sobre acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de:

• Infracciones del derecho de la Unión Europea que entren dentro del ámbito de aplicación de los actos enumerados en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, y afecten a los intereses financieros de la Unión Europea o incidan en el mercado interior.
• Infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública o para la Seguridad Social.

Las conductas que no cumplan estos requisitos deberán seguir su cauce específico, como serían los protocolos de acoso laboral, sexual o por razón de sexo que la empresa tuviera implantados, o de prevención de delitos (compliance).

3º.-) ¿Qué requisitos principales debe cumplir dicho canal de denuncias?

Los establecidos en la normativa de aplicación, que son:

• Contar con las medidas de seguridad adecuadas para asegurar la autenticidad, identidad y confidencialidad del denunciante y del denunciado.
• Emitir un acuse de recibo de la denuncia en un plazo de siete (7) días como máximo.
• Permitir el acceso a las denuncias solo al responsable del sistema y al personal autorizado.

• Comunicar la identidad del informante solo a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. ¿Es obligatorio que la persona que formaliza una denuncia a través del canal de denuncias se identifique?
• Utilizar los datos del denunciante solo para la correcta tramitación de las denuncias.

4º.-) ¿Qué fórmulas existen para cumplir con esta obligación legal?

Este canal de denuncias puede ser gestionado de manera interna o acudiendo a un tercero.

Quizás la fórmula más cómoda para las empresas, dada la existencia de empresas encargadas de la implantación de este canal de denuncias que disponen de programas de software especializados en la materia, posiblemente sea la de la externalización del servicio. Dado que además la propia normativa permite a las empresas de entre cincuenta (50) y doscientas cuarenta y nueve (249) personas en plantilla compartir entre sí el Sistema interno de información y los recursos destinados a la gestión y tramitación de las comunicaciones.

En cualquier caso, tendrá que designarse a un directivo de la empresa, como persona física responsable del sistema. Salvo cuando la naturaleza o la dimensión de la actividad no los justifique o permita, en cuyo caso este responsable del sistema podrá ser compatible con el desempeño ordinario de las funciones del puesto o cargo de la persona designada como responsable del sistema, aunque evitando siempre la posible existencia de conflictos de interés.

En los supuestos de grupos de empresas se debe aprobar una política general relativa al sistema interno de información y asegurar la aplicación de sus principios en todas las entidades del grupo, pudiendo tener un canal de denuncias único para todo el grupo, o establecer uno para cada sociedad que lo integra.

Para más información al respecto, o en caso de querer analizar posibles vías de cumplimiento de esta obligación, estamos a vuestra disposición para ayudaros a través de nuestro equipo especializado en la materia.