Canal de denuncias: ¿Qué obligaciones tienen las empresas?
En este artículo, se va a tratar el tema del canal de denuncias que tienen la obligación de tener las empresas. A partir de hoy, 1 de diciembre de 2023, entra en vigor para las empresas de cincuenta (50) o más personas trabajadoras en plantilla la obligación de disponer de un sistema interno de información. Nos estamos encontrando con múltiples clientes que nos trasladan dudas al respecto, puesto que, en la mayoría de los casos, son los departamentos de recursos humanos quienes se encargan de implementar esta medida.
En el presente post queremos recopilar las principales dudas que nos habéis planteado en nuestro despacho de abogados en Alicante, haciendo un resumen de las cuestiones prácticas relevantes para la implantación del canal de denuncias.
¿Quién puede acceder al canal de denuncias?
No, pero con matices. Se debe permitir el acceso al canal de denuncias a aquellas personas que hayan obtenido información en un contexto laboral o profesional. En cualquier caso, se deberá permitir a:
- Personas con condición de trabajadores por cuenta ajena de la empresa.
- Autónomos contratados o colaboradores.
- Accionistas, partícipes y miembros de órganos de administración, dirección o supervisión, incluidos los no ejecutivos.
- Personas que trabajen para o bajo supervisión de contratistas, subcontratistas o proveedores.
- Personas cuya relación laboral haya finalizado, voluntarios, becarios y alumnos en formación, hayan sido remunerados o no, e incluso quienes aún no hayan comenzado dicha relación cuando la información se haya obtenido durante procesos de selección o negociación precontractual.
Esta última referencia hace que, en la práctica, sea muy difícil restringir a priori el acceso al canal de denuncias, pues podría impedir el acceso a personas amparadas por la ley. Nuestra recomendación es que el acceso inicial sea abierto, analizando posteriormente si la persona denunciante está realmente amparada por la normativa.
¿Todas las denuncias deben tramitarse por el canal de denuncias?
No. A través de este canal se tramitarán exclusivamente denuncias sobre acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de:
- Infracciones del Derecho de la Unión Europea, dentro del ámbito de la Directiva (UE) 2019/1937, que afecten a intereses financieros de la UE o incidan en el mercado interior.
- Infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública o la Seguridad Social.
Las conductas que no encajen en este ámbito deberán seguir su cauce específico, como los protocolos de acoso laboral, sexual o por razón de sexo, o los sistemas de prevención de delitos (compliance).
Requisitos que debe cumplir el canal de denuncias
Los requisitos establecidos por la normativa son:
- Utilizar los datos del denunciante únicamente para la tramitación de denuncias.
- Medidas de seguridad para garantizar autenticidad, identidad y confidencialidad del denunciante y del denunciado.
- Acuse de recibo de la denuncia en un máximo de siete (7) días.
- Permitir acceso restringido únicamente al responsable del sistema y al personal autorizado.
- Comunicar la identidad del informante solo a autoridades judiciales, Ministerio Fiscal o autoridad administrativa competente en el marco de una investigación.
¿Cómo pueden las empresas cumplir con esta obligación?
El canal de denuncias puede gestionarse internamente o mediante externalización a un tercero. La externalización suele resultar la fórmula más cómoda, dada la existencia de empresas especializadas que ofrecen software específico. Además, la normativa permite que empresas de entre 50 y 249 trabajadores compartan el sistema interno de información y los recursos destinados a la gestión y tramitación de comunicaciones.
En todos los casos, deberá designarse a una persona física responsable del sistema, normalmente un directivo, salvo que por naturaleza de la actividad no sea necesario, pudiendo compatibilizar su cargo con otras funciones siempre evitando conflictos de interés.
En grupos de empresas, deberá aprobarse una política general del sistema interno de información, pudiendo optar por un canal de denuncias único para todo el grupo o uno para cada entidad.
Para más información, o si deseáis analizar posibles vías de cumplimiento, estamos a vuestra disposición a través de nuestro equipo especializado.
¿Necesita asesoramiento? Acceda a nuestra área relacionada con los canales denuncias de las empresas:
