¿Es legal imponer la comunicación digital única a empleados?
En la era de la digitalización, las empresas medianas y grandes tratan de optimizar sus recursos y procedimientos internos, entre otras, en materia de gestión del personal. Por ejemplo, estableciendo un canal digital de Recursos Humanos.
Es decir, un programa que permita poner sobre la mesa la centralización de solicitudes, consultas y documentación que la plantilla dirige a Recursos Humanos mediante programa de gestión laboral o intranet de la empresa.
Ahora bien, exigir que todas esas comunicaciones se realicen exclusivamente a través de la plataforma digital plantea límites cuando su funcionamiento dificulta el ejercicio de derechos laborales. La sentencia de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo 441/2026, de 22 de abril de 2026 (Recurso de Casación 73/2025), analiza precisamente la cuestión de establecer como única vía de comunicación con el departamento de gestión de personas un canal digital de Recursos Humanos y expone aspectos muy prácticos a tener en consideración por cualquier empresa o dicho departamento.
¿Qué ha resuelto el Tribunal Supremo sobre el canal digital de Recursos Humanos?
El Tribunal Supremo ha concluido que la empresa sí puede obligar a toda la plantilla a comunicarse con Recursos Humanos exclusivamente a través de un canal digital de Recursos Humanos y, por tanto, prohibir las comunicaciones vía correo electrónico o la atención presencial.
Ahora bien, no es un sí rotundo, sino que viene considerablemente condicionado. En el caso de que dicha herramienta empeore lo que venía rigiendo, sea deficiente, difícil de usar o lenta, tengan las personas trabajadoras que poner sus propios medios a disposición de la empresa para hacer efectiva dicha comunicación, o pueda plantear algún problema como, por ejemplo, la posible vulneración de los derechos de protección de los datos personales de los empleados, podrá valorarse como la herramienta principal, pero no como vía exclusiva de comunicación ese canal digital de Recursos Humanos.
¿Qué ocurrió en el caso analizado?
En junio de 2024, una empresa del sector de contact center con unos 4.500 empleados comunicó a toda la plantilla que, a partir de ese momento, las consultas a Recursos Humanos, o solicitudes de permisos, y la entrega de documentación (partes de baja, justificantes de ausencia, excedencias, anticipos y solicitudes similares) se harían exclusivamente a través de su herramienta HR Case, un canal digital de Recursos Humanos.
Así las cosas, prohibió los correos electrónicos y los canales presenciales que se venían utilizando al efecto, y advirtió de que no sería válida ninguna justificación entregada fuera de la plataforma.
Los sindicatos impugnaron judicialmente la decisión empresarial y la Audiencia Nacional les dio la razón mediante una sentencia que ha confirmado, recientemente, el Tribunal Supremo, desestimando el recurso de la empresa y prohibiendo el uso exclusivo del canal digital.
Entonces, ¿los Tribunales prohíben la herramienta digital como canal único de comunicación entre los empleados y la empresa? Ni la Audiencia Nacional ni el Tribunal Supremo cuestionan que la empresa pueda digitalizar la comunicación, sino que llega a tal conclusión en ese caso concreto porque, a la vista de lo sucedido en el mismo, concluye que no es jurídicamente válida la decisión empresarial por dos razones principalmente: demora, empeora o dificulta el procedimiento que venía rigiendo en la empresa y el propio personal tenía que utilizar sus propios medios personales para ello o recurrir al de su responsable.
El artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores consagra el poder de dirección empresarial, lo que permite que la empresa tome las decisiones que corresponda oportunas para adaptar las formas de comunicación a las nuevas tecnologías con el fin de optimizar sus recursos y procesos. Ahora bien, dicha herramienta debe ofrecer una fácil accesibilidad, permitir mejorar (también para las personas empleadas) las funcionalidades del sistema previo que viniera utilizándose, así como no caer en otros posibles incumplimientos que puedan llegar a invalidarlo.
En definitiva, la tecnología puede sustituir a los canales tradicionales siempre que demuestre ser mejor, no sólo para la empresa, sino también para su personal.
Claves prácticas para implantar un canal digital de Recursos Humanos como única o principal forma de comunicarse con el departamento
A partir de esta doctrina, recomendamos a las empresas tener en cuenta lo siguiente:
- Accesibilidad real desde el puesto de trabajo y desde fuera de él. Si se exige usar la plataforma, el empleado debe poder hacerlo con los medios que la empresa le proporciona, sin depender de dispositivos personales ni de terceros. Hay que tener en cuenta las restricciones de seguridad de cada centro (prohibición de móviles, USB, etc.).
- Tiempos de respuesta razonables y medibles. Conviene fijar y controlar plazos de resolución, con circuitos de urgencia para las solicitudes que requieren respuesta rápida (conciliación, permisos inmediatos, incidencias de nómina, etc.).
- Canal alternativo para supuestos excepcionales. Mantener el correo electrónico o la atención presencial para caídas del sistema, urgencias o falta de acceso reduce mucho el riesgo.
- Comunicación clara a la plantilla. Instrucciones sencillas, manual de uso, formación y una herramienta intuitiva.
- Evitar consecuencias automáticas por no usar la plataforma. Declarar inválido cualquier justificante entregado fuera de la herramienta, como hizo la empresa, es un riesgo evidente, puesto que un problema técnico ajeno al empleado no puede perjudicarle.
- Posibilidad de adjuntar documentación. Una plataforma que no permite aportar justificantes no sirve para gestionar bajas, ausencias o solicitudes.
- Protección de datos conforme al RGPD y a la LOPDGDD. Debe garantizarse la confidencialidad de la información y cumplir todas las exigencias de la normativa en materia de Protección de Datos Personales.
- Información y consulta previa a la representación legal de las personas trabajadoras. Conforme a lo establecido en el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores, dicha representación debe ser informada y consultada sobre todas las decisiones de la empresa que pudieran provocar cambios relevantes en cuanto a la organización del trabajo con carácter previo a la implantación de la medida.
Conclusión
El Tribunal Supremo respalda la digitalización de la gestión de personas, a través de vías de comunicación como el canal digital de Recursos Humanos, pero no admite que la empresa imponga una plataforma única cuando esta dificulta el ejercicio de derechos del empleado. Lo decisivo es que la herramienta sea accesible, completa y ágil, y que existan alternativas razonables mientras no lo sea.
FAQ sobre el canal digital de Recursos Humanos como única vía de comunicación con el departamento
¿Puede una empresa obligar a sus empleados a utilizar un canal digital de Recursos Humanos como única vía de comunicación con el departamento?
Sí. El poder de dirección empresarial permite implantar herramientas digitales para gestionar la comunicación con la plantilla o un canal digital de Recursos Humanos. Sin embargo, su utilización como canal exclusivo debe respetar los derechos laborales y garantizar que los empleados puedan realizar sus solicitudes de forma accesible, completa y eficaz.
¿Puede una empresa eliminar el correo electrónico y la atención presencial como canales de comunicación?
Depende de las características y del funcionamiento de la plataforma digital. Según la Sentencia 441/2026 del Tribunal Supremo, no resulta válido imponer una herramienta como único canal cuando presenta dificultades de acceso, impide realizar determinadas gestiones o retrasa injustificadamente la respuesta a las solicitudes de los trabajadores.
¿Están obligados los trabajadores a utilizar sus dispositivos personales para comunicarse con la empresa?
La empresa no puede imponer un sistema de comunicación que obligue a los trabajadores a utilizar sus propios dispositivos para ejercer sus derechos laborales. La herramienta debe poder utilizarse de manera efectiva mediante los medios facilitados por la empresa, sin depender de dispositivos personales ni de terceros.
¿Qué requisitos debe cumplir un canal digital de Recursos Humanos?
Debe garantizar una accesibilidad real, permitir adjuntar documentación, ofrecer tiempos de respuesta razonables y proteger los datos personales de los trabajadores conforme al RGPD y la LOPDGDD. También es recomendable disponer de canales alternativos para urgencias, incidencias técnicas y situaciones excepcionales.
En DEVESA asesoramos a empresas en el día a día de sus relaciones laborales, entre otras cuestiones, en la implantación de herramienta como el canal digital de Recursos Humanos como vía de gestión de personas, la revisión de protocolos de comunicación interna y la prevención de conflictos colectivos.
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