Juntas societarias durante las vacaciones

A diferencia de lo que ocurre en los juzgados, agosto no suspende la actividad societaria, y pueden convocarse juntas societarias. Los socios no quedan exentos de las obligaciones, derechos y plazos vinculados al funcionamiento de una sociedad durante sus vacaciones.

Es relativamente habitual que durante los meses de verano se convoquen juntas societarias, coincidiendo precisamente con el periodo en que muchos socios en vacaciones se encuentran fuera de su lugar habitual de residencia.

En ocasiones, además, se trata de juntas societarias especialmente relevantes, donde se busca estratégicamente la aprobación de operaciones relevantes, modificaciones estatutarias, nombramientos o ceses de administradores o directivos, aprobación de operaciones vinculadas, asuntos de financiación, o la distribución de dividendos. Todo ello, quizá, sabiendo que la persona que podría votar en contra podría estar impedida para acudir presencialmente a la junta societaria donde se vaya a someter a discusión el asunto concreto.

El problema, por tanto, aparece cuando están los socios en vacaciones y no puede acudir físicamente -o le es muy costoso hacerlo-, ni siquiera recibiendo la convocatoria con el oportuno preaviso.

En ese escenario existen distintas alternativas: asistir telemáticamente, acudir debidamente representado o, cuando proceda, utilizar mecanismos que permitan adoptar válidamente los acuerdos sin presencia física.

No obstante, ninguna de estas opciones debe darse por supuesta, más que nada porque su validez dependerá en gran medida de lo regulado en estatutos. En otras palabras, la previsión es clave para los socios en vacaciones: si no se tuvo la precaución de regular expresamente estos supuestos de antemano en los estatutos, puede que al afectado no le quede más remedio que interrumpir sus vacaciones y acudir presencialmente al lugar de celebración de la reunión, o desistir de su derecho de información y voto en este sentido.

¿Pueden los socios no acudir físicamente a las juntas societarias celebradas durante las vacaciones?

La respuesta jurídica es: depende. Depende de lo regulado en estatutos y de cómo se articule la ausencia.

La Ley de Sociedades de Capital (“LSC”) contempla diferentes mecanismos de participación. En las juntas societarias, entre los artículos 179 y siguientes se regula el derecho de asistencia, la representación y el voto. Por tanto, cuando las juntas societarias coinciden con un periodo vacacional, existen, en términos generales, tres vías que conviene analizar:

• Asistencia presencial, siempre que sea posible.
• Asistencia mediante representación, siempre revisando la normativa aplicable y los estatutos, para cumplir exactamente con los condicionantes.
• Asistencia por medios telemáticos, cuando los estatutos y las condiciones de la convocatoria lo permitan.

Por lo tanto, en cualquiera de las alternativas posibles, el primer paso debe ser siempre el mismo: revisar los estatutos sociales. En materia societaria, los estatutos no son un documento meramente formal. Son, entre otras cuestiones, la primera referencia para determinar cómo se convocan y cómo se celebran las juntas societarias, quién puede representar a un socio, qué requisitos debe reunir esa representación y si está prevista la asistencia o junta exclusivamente telemática.

En cuanto a las posibilidades de asistencia telemática, el artículo 182 LSC permite la asistencia a las juntas societarias por medios telemáticos, pero exige que los estatutos prevean esta posibilidad y se garantice debidamente la identidad del sujeto.

Además, la convocatoria debe establecer los plazos, formas y modos de ejercicio de los derechos de los socios que participen telemáticamente, con el objetivo de garantizar el adecuado desarrollo de la reunión. Desde 2021, el artículo 182 bis LSC contempla también la posibilidad de celebrar juntas societarias exclusivamente telemáticas, es decir, sin asistencia física de socios o representantes. De nuevo, esta posibilidad se dará siempre que los estatutos lo permitan y se cumplan las garantías legales de identidad, legitimación y participación efectiva. Esta vía resulta especialmente práctica para los socios en vacaciones que no puedan desplazarse hasta el lugar de celebración de la junta.

¿Pueden los socios de vacaciones ser sustituidos por otra persona en las juntas societarias?

La representación puede ser una solución especialmente útil para los socios en vacaciones, sobre todo si la convocatoria o los estatutos no permiten las opciones anteriormente mencionadas. Pero aquí aparece uno de los errores más frecuentes en la práctica societaria: no cualquier persona puede representar al socio en las juntas societarias.

El artículo 183 LSC establece que, en una sociedad de responsabilidad limitada, el socio solo podrá hacerse representar en la junta general por los siguientes sujetos:

• Su cónyuge.
• Su ascendiente o descendiente.
• Otro socio.
• O una persona que ostente poder general conferido en documento público con facultades para administrar todo el patrimonio que el representado tuviera en territorio nacional.

La propia norma añade que los estatutos pueden autorizar la representación por medio de otras personas. Esta última frase es fundamental, pero es relativamente habitual encontrarse estatutos sociales que, en materia de representación, se remiten directamente al régimen previsto en la LSC. Cuando esto ocurre, la posibilidad de enviar a un tercero como representante puede quedar considerablemente limitada, lo que resulta especialmente relevante para los socios en vacaciones que no puedan acudir personalmente a la junta. En otras palabras, si mi representante no es ninguno de los sujetos indicados anteriormente y los estatutos no extienden la representación a terceros, el poder que otorgue a ese sujeto no autorizado legalmente para representarme en junta no será válido.

Imaginemos una situación muy habitual. Un socio recibe la convocatoria de una junta durante sus vacaciones. No puede asistir y decide otorgar una autorización a su abogado para que acuda a la reunión en su nombre y vote los acuerdos. A primera vista parece una solución perfectamente razonable. No obstante, una autorización específica o un poder otorgado simplemente para asistir a esa junta puede no ser suficiente en una S.L. si los estatutos se remiten al régimen legal del artículo 183 LSC. En ese supuesto, si el abogado no es cónyuge, ascendiente, descendiente o socio, deberá encajar en la categoría de persona que ostenta el correspondiente poder general conferido en documento público, con facultades para administrar todo el patrimonio del representado en territorio nacional. Solo así cumpliría el requisito.

Por tanto, un poder limitado a representar al otorgante en la junta general de la sociedad puede no cumplir el estándar exigido por el artículo 183 LSC cuando los estatutos no han ampliado el círculo de posibles representantes. Y esto puede tener una consecuencia práctica muy importante: el representante puede presentarse en la reunión y, sin embargo, no estar legitimado para ejercer los derechos del socio representado.

En las sociedades anónimas existe un régimen más permisivo. El artículo 184 LSC establece que todo accionista con derecho de asistencia puede hacerse representar en la junta por otra persona, aunque esta no sea accionista, si bien los estatutos pueden limitar esta facultad.

La representación debe conferirse por escrito o por medios de comunicación a distancia que cumplan los requisitos legales y con carácter especial para cada junta. Por ello, distinguir entre S.L. y S.A. resulta esencial. Una revisión aparentemente sencilla de la forma jurídica de la compañía puede cambiar por completo el análisis sobre quién puede representar válidamente a un socio o accionista.

En nuestra experiencia, estos problemas no son meramente teóricos. En distintas ocasiones hemos tenido que analizar poderes presentados por otros letrados que pretendían representar a socios en juntas societarias de sociedades limitadas y que no cumplían los requisitos exigidos por los estatutos y por el régimen del artículo 183 LSC. El resultado puede ser especialmente delicado: el representante comparece a la junta, pero su legitimación es cuestionada y finalmente no puede ejercer en nombre del socio los derechos de asistencia y voto.

Y el problema no termina ahí. Puede ocurrir que durante esa misma reunión se debatan y aprueben acuerdos relevantes para el socio representado, sin que este haya podido participar en la deliberación ni votar a través de su representante. Desde el punto de vista preventivo, es una situación que puede y debe evitarse. Por lo tanto, la comprobación de la legitimación del representante debería realizarse antes de la junta, no cuando la reunión ya ha comenzado. Y el asesoramiento experto por un letrado especialista resulta imprescindible.

Actuar con previsión: claves para los socios de vacaciones

Que estén los socios en vacaciones no debería convertirse en un obstáculo para el ejercicio de los derechos societarios, pero tampoco justifican asumir que cualquier fórmula de asistencia será válida. Por lo tanto, en tanto la LSC ofrece diferentes alternativas (presencia física, representación, asistencia telemática o, cuando proceda, junta exclusivamente telemática), lo ideal es actuar de forma responsable y plantear una estrategia, toda vez que la utilización de estos mecanismos está condicionada por la normativa aplicable y, especialmente, por lo que dispongan los estatutos sociales.

En este tipo de situaciones, contar con asesoramiento societario previo permite a los socios en vacaciones no solo determinar la vía de asistencia más adecuada, sino también anticipar posibles objeciones de legitimación y asegurar que la participación del socio o consejero pueda desplegar todos sus efectos jurídicos.

¿Necesita asesoramiento? Acceda a nuestra área relacionada con la celebración de juntas societarias durante las vacaciones:

Derecho Mercantil