Los plazos de la inspección laboral en la STS 119/2026: ¿cuándo puede quedar sin efecto una sanción?

Al iniciarse una actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), la atención de la empresa suele centrarse en la documentación requerida, los hechos objeto de investigación y las posibles infracciones. Sin embargo, junto con la atención de estos requerimientos y comparecencias, resulta igualmente necesario prestar atención a los plazos de la inspección laboral y a sus posibles efectos jurídicos.

La ley somete la actuación inspectora a determinados plazos. Como regla general, las comprobaciones no pueden prolongarse más de nueve meses ni permanecer interrumpidas durante más de cinco. Si después se extiende un acta, el procedimiento sancionador queda sujeto, de conformidad con nuestra normativa vigente, a un tercer plazo: seis meses para notificar la resolución.

En los grupos empresariales, esta cuestión adquiere una especial relevancia. Es habitual que la documentación y la interlocución con la ITSS se centralicen por razones prácticas, pero esa forma de organizar la respuesta no significa que las distintas sociedades pierdan su autonomía a efectos inspectores. Hay que determinar qué entidad está siendo investigada, qué actuaciones se han realizado respecto de ella y qué retrasos pueden imputársele.

La STS 119/2026, de 3 de febrero (rec. 132/2025, ECLI:ES:TS:2026:742) aborda precisamente esta cuestión. El Tribunal Supremo confirma la nulidad de una sanción de 187.515 euros porque las actuaciones habían excedido sus límites temporales y rechazó que la mera pertenencia a un grupo permitiera computar indistintamente las diligencias practicadas frente a sus distintas sociedades.

La caducidad de las actuaciones inspectoras en la STS 119/2026

La actuación inspectora se inició el 11 de marzo de 2020, a raíz de una visita realizada en el marco de un control a conductores de taxi y VTC. Posteriormente, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social extendió sus actuaciones a tres sociedades vinculadas, si bien el acta de infracción se levantó finalmente únicamente frente a una de ellas.

Sobre esta base, el Tribunal Supremo concluyó que las actuaciones inspectoras habían incurrido en caducidad, con la consiguiente nulidad de la sanción impuesta. La sentencia tiene una consecuencia práctica clara para las empresas: los plazos de la actuación inspectora no son una cuestión secundaria. La Inspección debe respetarlos y, cuando pretenda prolongar las actuaciones, debe hacerlo dentro de los supuestos y con los requisitos que establece la ley.

La Administración no dispone, por tanto, de una facultad ilimitada para prolongar una actuación inspectora cuando esta reviste especial complejidad. Si concurren circunstancias que justifican la necesidad de disponer de un plazo adicional, deberá acudirse, cuando la normativa lo permita, al mecanismo de ampliación correspondiente y cumplir los requisitos exigidos para su válida adopción. Lo que no resulta jurídicamente admisible es pretender subsanar a posteriori la ausencia de una ampliación mediante una interpretación flexible del cómputo de los plazos. La observancia de estos límites temporales no constituye un mero formalismo, sino una exigencia vinculada a la validez de la actuación administrativa y a las garantías que asisten a la empresa frente al ejercicio de la potestad sancionadora.

El cómputo del plazo en actuaciones que afectan a varias sociedades

La Administración defendía que debían valorarse conjuntamente las diligencias practicadas frente a las tres entidades. El Supremo rechazó ese planteamiento porque no se había apreciado una empresa de grupo a efectos laborales y solo una sociedad había sido sancionada. La vinculación mercantil, por sí sola, no permitía trasladarle las demoras producidas en actuaciones referidas a las demás.

La sentencia refuerza así una garantía relevante: que las sociedades conformen un grupo mercantil no convierte automáticamente a todas las sociedades en un único sujeto inspeccionado. Cada entidad conserva, en principio, su ámbito de responsabilidad y no debe soportar retrasos ajenos. En este caso, esa delimitación fue decisiva para dejar sin efecto una sanción de elevado impacto económico.

Ahora bien, esta doctrina no permite excluir automáticamente cualquier actuación dirigida formalmente a otra sociedad. Su aplicación exige un análisis caso por caso, atendiendo al contenido de cada diligencia, a su conexión con la conducta investigada y a la forma en que se haya atribuido la responsabilidad. Una actuación practicada frente a otra entidad del grupo podrá, por tanto, resultar relevante si guarda una relación efectiva con los hechos finalmente imputados o bien si concurrieran los elementos propios de un grupo patológico de empresas a efectos laborales.

Los plazos de la actuación inspectora y del procedimiento sancionador

La regulación se entiende mejor si se distinguen dos momentos. Hasta la emisión del acta se desarrolla la fase de comprobación; a partir de ella, si se aprecia una infracción, se tramita el procedimiento sancionador. Los plazos aplicables a una y otra fase son distintos, y también lo son las consecuencias de incumplirlos.

¿Cuál es el plazo máximo de las actuaciones inspectoras?

El artículo 21.4 de la Ley 23/2015 establece un máximo ordinario de nueve meses. Ese periodo puede ampliarse hasta otros nueve cuando las actuaciones revistan especial complejidad, exista obstrucción u ocultación o sea necesaria la cooperación administrativa internacional. La necesidad de actuar sobre varias sociedades vinculadas figura entre los supuestos de especial complejidad. Pero la complejidad no amplía el plazo por sí sola. La prórroga debe acordarse de forma motivada antes de que finalicen los nueve meses iniciales; si se aprueba después, resulta ineficaz.

Dentro de ese periodo existe, además, otro límite: las actuaciones no pueden permanecer interrumpidas durante más de cinco meses, salvo las excepciones legales. Ambos controles funcionan de forma independiente. Una investigación puede no haber agotado los nueve meses y, aun así, haber sufrido una paralización excesiva.

¿Cuándo comienza y cuándo termina el cómputo?

El dies a quo del plazo de nueve meses es, con carácter preferente, la fecha de la primera visita inspectora. Si la visita ya se ha producido, una comparecencia posterior no abre un nuevo plazo ni reinicia el que estaba corriendo. Solo cuando la actuación comienza mediante un requerimiento de comparecencia se toma como referencia el día en que la empresa comparece efectivamente y aporta toda la documentación requerida con trascendencia para la inspección. En el otro extremo, el dies ad quem es la fecha de emisión del acta, no la de su notificación.

Del acta a la resolución sancionadora

La emisión del acta cierra la fase anterior y da paso al procedimiento sancionador. Para los procedimientos actuales, el artículo 20.3 del Real Decreto 928/1998 fija, con carácter general, seis meses desde la fecha del acta hasta la notificación de la resolución. Quedan fuera del cómputo las dilaciones imputables a la empresa y las suspensiones legalmente previstas, siempre que estén debidamente identificadas y justificadas.

¿Qué ocurre cuando se superan los plazos?

La respuesta depende de la fase afectada. Si se incumple el límite de nueve meses o se produce una interrupción superior a cinco, aquellas actuaciones dejan de interrumpir la prescripción y decae la posibilidad de extender acta como consecuencia de ellas. Si lo que se supera es el plazo de seis meses del procedimiento sancionador, se produce la caducidad de ese expediente.

Esto no significa necesariamente que los hechos queden fuera del alcance de la ITSS. Mientras la infracción no haya prescrito, pueden iniciarse nuevas comprobaciones y las anteriores podrán utilizarse como antecedente, aunque será necesario desarrollar nueva actividad inspectora y, en su caso, emitir otra acta.

Tampoco desaparece el deber de colaboración de la empresa. Una conducta obstructiva puede ser sancionada y afectar al propio cómputo. La defensa basada en los plazos exige, precisamente por ello, una actuación ordenada y plenamente compatible con la atención diligente de los requerimientos.

Cómo proteger la posición de la empresa desde la primera actuación

Esperar a recibir el acta para reconstruir el expediente suele ser demasiado tarde. Desde la primera visita o requerimiento debe quedar claro qué sociedad está siendo inspeccionada, qué hechos se investigan y qué personas, centros de trabajo o periodos quedan comprendidos en las comprobaciones.

También conviene conservar las diligencias, comunicaciones y justificantes de presentación, y registrar cada comparecencia, entrega documental, aplazamiento y notificación. Esa cronología permitirá comprobar después la duración real de la inspección, sus interrupciones y las demoras que la Administración pretenda atribuir a la empresa.

En los grupos empresariales, esta trazabilidad debe mantenerse por separado para cada sociedad. La STS 119/2026 ofrece una garantía importante, pero solo podrá hacerse valer con eficacia si es posible demostrar qué sociedad atendió cada requerimiento y qué actuaciones estaban verdaderamente conectadas con la infracción imputada.

El control jurídico del expediente no debería comenzar cuando llega el acta. Desde la primera actuación conviene identificar qué sociedad está siendo inspeccionada, qué se está investigando y qué actuaciones realiza la Inspección. También es importante dejar constancia de las fechas de cada requerimiento, comparecencia y entrega de documentación. Esa información puede resultar determinante meses después, cuando sea necesario comprobar si el procedimiento se ha desarrollado dentro de los plazos de la inspección laboral.

En Devesa asesoramos a empresas y grupos empresariales desde la primera actuación inspectora hasta la defensa administrativa o judicial frente a actas y sanciones, integrando el control de los plazos de la inspección laboral en la estrategia global del expediente.

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